fbpx

10 tips voor betere online video meetings

online video meetings

Online video meetings zijn booming sinds de corona crisis.  Een online teamvergadering loopt echter niet altijd van een leien dakje. Daarom geven wij hier 10 tips om de grootste missers tijdens een online meeting te voorkomen.

1 Zorg voor een professionele aanpak

Zorg dat de basiselementen in orde zijn. Een strakke planning en agenda zijn onontbeerlijk. Test ook altijd geluid en beeld. Gebruik professionele tools die geschikt zijn voor het format van de online meeting die u inplant.

De positie en hoek van de camera zijn ook belangrijk. Heeft u een in hoogte verstelbaar bureau, ga dan staan, zo kom je dynamischer en zelfzekerder over. De professionaliteit in de aanpak van uw online video meetings straalt indirect af op uw merk.

Zorg ervoor dat iedereen in uw organisatie de juiste tools, technieken en tips kent om een video call professioneel op te zetten.

Leestip als u meer wil weten over professionele tools voor online video meetings:
10 beste tools voor thuiswerken en telewerken.

2 Zorg voor een goed uitgeruste werkplek

Onze checklist voor online video meetings:

  • Een rustige werkplek waar u niet gestoord kan worden
  • Draag een hoofdtelefoon of oortjes met ingebouwde microfoon
  • Zorg voor een goed werkend internet (ook de WiFi), houd G4 of G5 bij de hand als backup, het kost misschien wat maar nood breekt wet.
  • Verlicht de ruimte goed met spots en lampen zodat mensen u goed kunnen zien. Vermijd verlichting achter u want dan wordt uw aangezicht veel te donker en zien uw gesprekspartners uw ogen en mond niet meer.
  • Zorg voor een rustige achtergrond waar geen afleiding kan plaatsvinden. Er zijn apps zoals Zoom, Skype en Teams waarbij men de achtergrond kan wegfilteren.

3 Maak een “On Brand” werkplek

Uw achtergrond vertelt een deel van jouw verhaal en laat iets zien van wie u bent en de onderneming die u representeert. Zorg ervoor dat uw werkplek de merkwaarden en geloofwaardigheid van uw organisatie versterken.

Ook uw kledingkeuze is belangrijk, kies bewust kleding die in lijn is met de persoonlijkheid en positionering van uw onderneming.

Wil u tijdens een online video meeting echt een professionele indruk achterlaten gebruik dan een “branded” achtergrond. Dit kan ook digitaal met een tool zoals Zoom.

Kan u geen digitale achtergronden gebruiken dan is een fysieke banner een optie. Vooral tijdens webinars en online events is dit zeer gebruikelijk.

4 Eet niet tijdens een online video meeting

Ga niet eten tijdens een online meeting. Een broodje of snack eten tijdens een online meeting ziet er niet charmant uit en het klinkt ook niet goed in de oren van je gesprekspartners.

Zit u in een online meeting die langer duurt dan verwacht en u heeft nood aan calorieën of snelle suikers zet dan ten minste de camera en de microfoon uit. 

5 Praat niet door elkaar

In het echte leven is het al moeilijk om te luisteren en te begrijpen wat anderen zeggen wanneer mensen door elkaar heen praten. Tijdens online video meetings is het echt geen doen. 

Geef de ander de ruimte om hem of haar te laten uitpraten en vertel niet meteen wat in je opkomt. Schrijf (niet typen) plotse ideeën of ingevingen op.  

Als twee mensen tegelijkertijd beginnen te praten en ook stoppen is de informele manier om even uw hand voor de mond te houden zo weet de andere dat hij of zij mag starten. Dit is een handig gebaar want er zit altijd een beetje vertraging op de verbinding.

Wilt u formeel het woord nemen met een belangrijke boodschap steek dan even je hand op en start pas met praten als uw collega u het woord geeft.

Moet er een simpele vraag gesteld worden die een gesloten antwoord verwacht (ja of nee) geef dan het signaal duim omhoog of omlaag.

6 Demp uw microfoon zo veel mogelijk

Hoe meer mensen in een online meeting hoe meer kans op ruis op de achtergrond. Probeer zoveel mogelijk alleen te zijn in je kamer of bureau. Lukt dat niet demp dan zeker altijd de microfoon want soms is het heel moeilijk om te achterhalen wie de stoorzender is.

Eigenlijk is dit een simpele regel: zet standaard uw microfoon uit of gedempt. Als men wil praten zet men hem aan en heeft u gedaan met praten dan zet u hem weer uit.

Bij de Zoom en Skype app is het zelfs zo dat wanneer u de microfoon uitzet via de spatiebalk. Indrukken om te praten en loslaten om te dempen cfr. walkie-talkie. 

Wanneer u uw plek even verlaat laat dan de hoofdtelefoon altijd bij uw bureau liggen zodat de bluetooth audio niet meegaat. Doe alle deuren achter u dicht.

7 Kom op tijd naar online video meetings

Laat niemand wachten. Op één of andere manier voelt het wachten een stuk vermoeiender in een digitale omgeving dan in een fysieke ruimte.

Kom liefst vijf minuten van tevoren dan kunt meteen uw camera goed zetten en uw microfoon testen.

8 Verander niet in een robot

Beginners hebben vaak de neiging om heel stil te blijven zitten en niets van hun persoonlijkheid mee te nemen naar een online video meeting. U mag gerust een grapje maken of lachen dat laat zien dat u begaan bent met de onderwerpen. Neem dus zeker emoties mee naar een online video meeting 😉 

9 Multitask niet

We denken natuurlijk allemaal dat we veel zaken tegelijkertijd kunnen maar dat is een misvatting (ook voor vrouwen). Ga dus niet tijdens een online video meeting een webpagina lezen als daar niet om gevraagd wordt of met uw tablet of smartphone aan de slag. Zet smartphones en tablets uit.  

Gebruik het toetsenbord niet want de geluiden van toetsaanslagen kunnen heel storend zijn. Neem notities op de ouderwetse manier. Gebruik pen en papier.

Probeer te focussen op het gesprek. 

Wanneer je toch dringend iets anders moet doen zet dan de microfoon en de camera tijdelijk uit en zorg dat u weer keurig klaar zit als u weer inhaakt.

10 Zit niet aan uw neus of oren

Kom ook niet in de buurt van uw neus of oren. Houd de handen voor u en gebruik ze zoals men ze tijdens een normaal fysiek gesprek zou bewegen. 

10+ Vergeef uw collega’s… 

Vergeef collega’s wanneer ze in de problemen komen, help ze en heb vooral even geduld.

Duim omhoog voor iedereen die aan het online video vergaderen is. 

Vergeet dit bericht niet te delen aan collega’s die deze tips kunnen gebruiken.

Bent u tevreden over onze blog bijdrage? Dan kan je 2 bioscoop tickets winnen door ons een positieve Google Business review te geven (duurt maar 2 seconden) en vergeet ons niet te volgen op Linkedin en Facebook.